Инструкция ЛК Invoice

Оглавление:

• 1. РЕГИСТРАЦИЯ
• 2. ПОДКЛЮЧЕНИЕ РАСЧЕТНОГО СЧЕТА ЛК ИНВОЙС
  • Добавление точки продаж
  • Подключение СБП
  • Росбанк
  • Райффайзен Банк
  • Точка Банк
  • Прочие банки
• 3. НАСТРОЙКА ЛК ИНВОЙС (ПРИЕМ ПЛАТЕЖЕЙ)
  • Создание терминала
  • Генерация Статичного QR-кода
  • Добавление сотрудников
  • Телеграм-бот, приложение Инвойс
    • Привязка телеграмм-бота через ЛК сотрудника
    • Привязка телеграм-бота без создания ЛК сотрудника
    • Создание платежа и возврата в телеграм-боте
    • Установка приложения Инвойс на телефон сотрудника
• 4. НАСТРОЙКА ЛК ИНВОЙС (ВЫПЛАТЫ ФИЗИЧЕСКИМ ЛИЦАМ)
  • Создание терминала
  • Добавление сотрудников
  • Создание выплат
  • Создание выплат реестром
  • Создание отчета по выплатам
  • Лимиты
• 5. НАСТРОЙКА КАССЫ LITEBOX
• 6. Аналитика и отчеты
  • Главная
  • Аналитика
  • Отчеты

1. Регистрация

1. 1.1. Перейдите по ссылке, для регистрации в ЛК Инвойс: https://lk.invoice.su
2. 1.2. Нажмите кнопку “Регистрация”
   
3. 1.3. Заполните следующие данные:
   1. Имя (Имя пользователя);
   2. Номер телефона (Актуальный номер телефона, он будет служить логином для входа в ЛК Инвойс);
   3. Пароль (должен состоять из 8 символов: цифр и латинских букв, ПРОПИСНОЙ и строчной);
   4. Повторите пароль;
   5. Адрес электронной почты (актуальный e-mail).
4. 1.4. Введите пароль из СМС
5. 1.5. Введите данные компании:
   1. Название организации (торговое);
   2. Номер телефона;
   3. Юридическое лицо (введите ИНН и выберете компанию из выпадающего списка);
   4. Нажмите кнопку “Добавить”.

Регистрация прошла успешно!

2. Подключение расчетного счета ЛК Инвойс

• 2.1 Перейдите в раздел Подключение.
• 2.2 Добавьте Точку продаж
  • Нажмите: Добавьте точку продаж
  
  • Заполните поля:
  • Название (торговое название точки)
  • Адрес (начните вводить адрес и выберите из выпадающего списка)
  • Город и Индекс (введутся автоматически при выборе адреса из списка)
  • Телефон
  • Email
  • Нажмите Создать
  
• 2.3 Подключение СБП
  • Нажмите: Добавьте точку продаж
  
  • Введите:
  • Номер расчетного счета
  • БИК вашего отделения (выберите название банка из выпадающего списка)
  • Нажмите кнопку "Сохранить".
    

3. НАСТРОЙКА ЛК ИНВОЙС (ПРИЕМ ПЛАТЕЖЕЙ)

• 3.1 Создание терминала.
  • В разделе Подключения нажмите «Добавить терминал»
  • Заполните поля:
  • Название терминала (Торговое название точки)
  • Описание (краткая информация о терминале: адрес места расчета, доставка, адрес сайта интернет-магазина)
  • Точка продаж (выберите, к какой точке продаж будет относиться терминал)
  • Тип терминала (выберите один из вариантов: Терминал со свободным вводом суммы Статичный QR-код (покупатель самостоятельно вводит сумму оплаты);Терминал без суммы Динамичный QR-код (продавец вводит сумму оплаты в ЛК Инвойс, телеграмм-боте или приложении Инвойс)Терминал со статичной суммой Многоразовый Статичный QR-код (покупатель сумму не вводит, сумма оплаты не меняется)
  • Метод оплаты выбрать из списка СБП

  ПРИМЕЧАНИЕ!

  К QR-коду можно добавить дополнительные поля. При добавлении дополнительных полей покупатель сможет ввести комментарий для оплаты. Например, указать ФИО, номер договора или любую другую информацию по желанию продавца

  • Нажмите кнопку "Создать".
  • Для создания дополнительных терминалов перейдите в раздел Терминалы и нажмите кнопку «+Добавить». Заполните поля как указано выше.
  
• 3.2 Генерация Статичного QR-кода
  • В разделе Терминалы в столбике Действия нажмите кнопку «Сгенерировать стикер/ QR-код»
  
  • Выберите QR-код
  
  • QR-код откроется в новой вкладке браузера
  • Скачайте QR-код как картинку на Ваше устройство и распечатайте на любом носителе (бумага, картон, пластик и т.д.) в любом размере (размер можно отредактировать в любом редакторе изображений).
  • Также размер QR-кода можно поменять в настройках печати
  
• 3.3 Добавление сотрудников
  • Для добавления сотрудников перейдите в раздел «Настройки» вкладка «Сотрудники»
  • Нажмите кнопку «Добавить»
  • Заполните следующие поля:
  • Номер телефона - Номер телефона сотрудника (на данный номер придет смс с паролем и ссылка на ЛК Инвойс, также данный номер будет Логином от ДК Инвойс сотрудника)
  • Примечание/комментарий указать имя сотрудника
  • Точки продаж - выберите, к какой точке продаж относится сотрудник
  • Права доступа укажите права сотрудника: - Нет прав сотрудник не сможет совершать какие-либо действия в ЛК. - Аналитик сотрудник сможет просматривать аналитику и создавать отчеты. - Продавец сотрудник сможет создавать платежи и возвраты. - Администратор сотрудник будет иметь те же права, что и владелец.
  • Нажмите кнопку Создать”.
    
• 3.4 Привязка уведомлений и создание динамичных платежей (телеграм-бот, приложение Инвойс)
• 3.4.1 Привязка телеграмм-бота через ЛК сотрудника
  • Сотруднику необходимо войти в ЛК Инвойс со своим логином и паролем
  • В верхнем правом углу нажмите на имя пользователя
  • Выберите «Привязать телеграм»
  
  • Появится окно со ссылкой и QR- кодом. Данная ссылка и QR-код являются приглашением в телеграмм-бот для получения уведомлений об оплатах и создания динамических QR-кодов на оплату.
  • Отсканируйте QR-код камерой телефона, если телефон у Вас под рукой. Перейдите по ссылке, если Telegram установлен на Вашем компьютере. Или скопируйте ссылку и отправьте ее на то устройство, на котором будете принимать уведомления об оплатах.
  • При переходе в ИнвойсБот нажмите «Запустить/Старт/Начать»
  • После привязки телеграм-бота создайте уведомление в разделе Настройки-Уведомления
  • Заполните поля:
  • Тип -Телеграм;
  • Чаты - телеграм выберите чат телеграм по имени из списка привязанных телеграм-ботов;
  • Комментарий - укажите имя сотрудника;
  • Терминалы - укажите по каким терминалам хотите получать уведомления.
  • Нажмите "Создать"
  • Уведомления автоматически привяжутся к Вашему боту
• 3.4.2 Привязка телеграм-бота без создания ЛК сотрудника
  • После генерации QR-кода перейдите в раздел Настройки-Уведомления
  • Нажмите «Добавить»
  • Заполните поля:
  • Тип -Телеграм;
  • Чаты - телеграм выберите «Пригласить нового пользователя»;
  • Комментарий - укажите имя сотрудника;
  • Терминалы - укажите по каким терминалам хотите получать уведомления.
  • Нажмите "Создать"
  
  • Появится окно со ссылкой и QR- кодом. Данная ссылка и QR-код являются приглашением в телеграмм-бот для получения уведомлений об оплатах и создания динамических QR-кодов на оплату.
  • Скопируйте ссылку и отправьте ее сотруднику.
  • При переходе в ИнвойсБот сотруднику необходимо нажать «Запустить/Старт/Начать».
• 3.4.3 Создание платежа и возврата в телеграм-боте
  • Войдите в телеграм-бот Инвойс
  • Для отображения меню нажмите кнопку Меню
  • В Меню доступно четыре команды:
  • Создать платеж - создание динамичного QR-кода и платежной ссылки;
  • Продажи - вывод списка платежей по выбранному терминалу;
  • Создать терминал - создание нового терминала Инвойс;
  • Отмена - отменяет последнее действие в ИнвойсБоте.

  ПРИМЕЧАНИЕ!

  Команда «Отмена» не отменяет последний созданный платеж. Данная команда только удаляет созданный QR-код из диалога с ботом.

  • Для создания динамичного QR-кода и платежной ссылки нажмите «Создать платеж»:
  • Выберите компанию из списка в чате
  • Выберите точку продаж из списка в чате
  • Выберите терминал из списка в чате
  • Введите сумму в строку «Сообщение», нажмите Отправить
  • В ответ бот сформирует QR-код на заданную сумму и платежную ссылку
  • QR-код Вы можете показать клиенту для оплаты. Ссылку Вы можете скопировать и отправить клиенту для оплаты любым удобным способом
  
  
  
  
  
  • Для создания возврата через телеграм-бот Инвойс нажмите в меню команду «Продажи»:
  • В списке продаж найдите нужную операцию и нажмите на нее
  • Чтобы отобразить детали платежа нажмите на платеж
  • Нажмите «Оформить возврат платежа»
  • Подтвердите возврат, нажав на сумму возврата
  • Для создания частичного возврата введите сумму возврата и отправьте в чат
  
  
  
  
• 3.4.4 Установка приложения Инвойс на телефон сотрудника
  • Установите приложение Инвойс по ссылке: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.invoice.invoiceandroid
  • Откройте приложение Инвойс:
  • Нажмите кнопку «Вход»;
  • Введите логин и пароль от ЛК Инвойс;
  • В меню «Платеж» Вы можете создать динамичный QR-код на оплату;
  • В меню «История» просмотреть ранее совершенные платежи.
  • В меню «Настройки» Вы можете сменить компанию, точку продаж и/или терминал, создать новые точку продаж и/или терминал, включить уведомления о поступивших платежах.
  • Для создания платежа в меню «Платежи» введите сумму и нажмите «Создать платеж». Покажите QR-код клиенту или отправьте ссылку для оплаты, для этого нажмите кнопку «Поделиться».
  • Для создания возврата перейдите в меню «История», найдите нужную операцию, нажмите кнопку «Создать возврат». Укажите сумму и причину возврата.
  
  
  
  
  
  

4. НАСТРОЙКА ЛК ИНВОЙС (ВЫПЛАТЫ ФИЗИЧЕСКИМ ЛИЦАМ)

• 4.1 Создание терминала.
• В разделе Подключения нажмите «Добавить терминал»
• Заполните поля:
• Название терминала (Торговое название точки)
• Описание (краткая информация о терминале: адрес места расчета, доставка, адрес сайта интернет-магазина)
• Точка продаж (выберите, к какой точке продаж будет относиться терминал)
• Тип терминала (выберите: Терминал со свободным вводом суммы).
• Нажмите кнопку "Создать".

• 4.2 Добавление сотрудников
  • Для добавления сотрудников перейдите в раздел «Настройки» вкладка «Сотрудники»
  • "Нажмите кнопку Добавить"
  • Заполните следующие поля:
    • Номер телефона - Номер телефона сотрудника (на данный номер придет смс с паролем и ссылка на ЛК Инвойс, также данный номер будет Логином от ДК Инвойс сотрудника)
    • Примечание/комментарий - указать имя сотрудника
    • Точки продаж - выберите, к какой точке продаж относится сотрудник
    • Права доступа - укажите укажите права Администратор
  • Нажмите кнопку "Создать".
  
• 4.3 Создание выплат
  • Для создания выплаты в разделе Выплаты в правой части экрана нажмите кнопку «+Выплата».
  
  • В открывшемся окне укажите:
  • Выбор терминала (укажите терминал, с которого будет сделана выплата)
  • Номер телефона получателя (клиента)
  • Банк получателя (клиента)
  • Основание платежа (наименование и номер документа, на основании которого делается выплата, н-р: ПСА 001 от 01.01.24)
  • Сумма выплаты в рублях
  • Внешний ID заказа (идентификатор платежа в кассовом ПО, вводить не обязательно)
  
  • Чтобы проверить получателя, нажмите кнопку «Создать с подтверждением». Проверьте данные получателя, если данные совпадают, нажмите «Подтвердить».
  • Чтобы создать выплату без проверки, нажмите кнопку «Создать в один клик».

  ПРИМЕЧАНИЕ!

  Проверить выплату после отправки нельзя

  • После отправки платеж появится в списке в разделе Выплаты. В разделе Выплаты можно отследить статус платежа, повторить платеж и прикрепить подтверждавший документ (ПСА).
  • Выплата может иметь три статуса:
  1. Успешно (выплата была отправлена клиенту).
  2. В процессе (при зависании выплаты в данном статусе более пяти минут обратитесь в техническую поддержку Инвойс на сайте, при зависании выплаты более 15 минут, выплата автоматически перейдет в статус Ошибка).
  3. Ошибка (выплата была отклонена, причину можно посмотреть при наведении курсора на ошибку).
  
  • При передаче ошибки в технический отдел, необходимо скопировать детали платежа и отправить их менеджеру в чат. Что бы найти детали платежа:
  • Найдите нужную выплату;
  • Нажмите слева от ID платежа на кнопку "+";
  
  • скопируйте открывшиеся данные: банковское поле 1, статус операции, описание статуса, основание выплаты.
  • Чтобы повторить платеж, необходимо нажать левую кнопку в столбике Действия и указать новое основание платежа, сумму выплаты и внешний ID заказа
  • Чтобы прикрепить подтверждавший документ, необходимо нажать правую кнопку в столбике Действия. В появившемся окне нажать кнопку «Загрузить файл». Выбрать файл из памяти устройства. Нажать кнопку «Создать»
  
• 4.4 Создание выплат реестром
  • Для создания Выплат реестром нажмите кнопку «Загрузить реестр».
  
  • Скачайте шаблон реестра для заполнения (на рисунке цифра 1)
  • Скачайте перечень банков (на рисунке цифра 2), он понадобится для заполнения bank_id,name
  • Не меняйте структуру файла, заполните данные по выплатам
  • Загрузите заполненный реестр (на рисунке цифра 3)
  • Выберите терминал, по которому будут проводиться выплаты
  • Нажмите «Загрузить» (на рисунке цифра 4)
  • Все выплаты из реестра появятся в списке выплат на странице Выплаты.
  
• 4.5 Создание отчета по выплатам
  • В разделе «Выплаты» задайте параметры отчета (на рисунке ниже цифра 1) и нажмите «Применить фильтры» (на рисунке ниже цифра 2). Нажмите кнопку «Создать отчет) (на рисунке ниже цифра 3). Скачайте готовый отчет в разделе «Отчеты».
  
• 4.6 Лимиты
  • В разделе Выплаты перейдите во вкладку Лимиты
  
  • Лимиты банка - отображают установленные банком лимиты на компанию, а также сколько из лимита потрачено на момент просмотра страницы.
  • Внутренние лимиты владелец может установить лимит внутри ЛК Инвойс на компанию, точку продаж, терминал или сотрудника.
  • Для создания внутреннего лимита нажмите кнопку «Добавить лимит».
  
  • В открывшимся окне установите:
  • Тип цели - на кого будет установлен лимит (на организацию, точку продаж, терминал или сотрудника/пользователя)
  • Тип лимита - сумма выплат или их количество в общем или на одного получателя
  • Интервал - на какое время выставляется лимит и через какое время он будет обновлен (на одну операцию или от одной минуты до одного месяца)
  • Максимальное значение лимита - ограничение, выше которого нельзя будет провести операцию
  
  • Созданный лимит появится в списке во вкладке «Активные лимиты»
  • Лимит можно деактивировать (отключить). Отключенный лимит переместится во вкладку «Деактивированные лимиты». Деактивированный лимит можно активировать заново

5. Настройка кассы Litebox

1. Чтобы подключить СБП на кассе LiteBox Вам нужно сделать:
   1. Зайдите в ЛК LiteBox;
   2. Перейдите в раздел СБП;
   3. Напротив компании нажмите Подключить;
   4. Выберите Инвойс;
   5. Введите Логин - ID компании. Пароль - API KEY. ID компании и API KEY можно найти в ЛК Инвойс в разделе Настройки - Общие в низу страницы;
   6. Сделайте нужные кассы активными, для этого передвиньте ползунки перед названием кассы, чтобы они стали активными;
   7. Перезапустите кассовые аппараты;
   8. Зайдите в ЛК Инвойс раздел Терминалы. Там появятся Терминалы с названиями касс;
   9. На кассе станет доступен ещё один способ оплаты.

6. Аналитика и отчеты

• 6.1 Главная

  На "Главной" странице отображается информация за текущий месяц/день по следующим параметрам:

  1. Выручка (Общая сумма выручки по всем точкам продаж);
  2. Продажи (Общее количество продаж по всем точкам продаж);
  3. Покупатели (Общее количество покупателей);
  4. Возвраты (Количество совершенных возвратов/Общая сумма возвратов).
  5. График "Выручка по типам покупателей" позволяет отслеживать изменения Выручки по Постоянным покупателям, Новым покупателям и Общему обороту.

  Под графиком располагаются все совершенные операции в системе Инвойс: Покупки и Возвраты.

  Каждая операция содержит следующую информацию:

  1. Тип операции: Покупка или Возврат к операции;
  2. Время (точная дата и время);
  3. Имя покупателя - присвоенное продавцом или введенное покупателем при оплате;
  4. Терминал: Терминал Инвойс, по которому была совершена оплата;
  5. Номер заказа;
  6. ID транзакции;
  7. Сумма операции;
  8. Вызов меню покупки (три точки): открывает “Чек по операции Инвойс” (не фискальный), запрос на Отмену платежа;
  9. Статус платежа.

  Платежи и Возвраты могут иметь следующие статусы:

  1. Ошибка - ошибка, не оплачен;
  2. Успех - успешно оплачен;
  3. Инициализировано - создан, без попытки оплаты;
  4. В процессе - создан, была попытка оплаты, ждем обновления статуса;
  5. Отменен - платеж отменен по API, дальнейшая оплата невозможна.

  Покупки и возвраты можно фильтровать по дате и выполнять поиск по ID транзакции.

  
• 6.2 Аналитика

  Раздел "Аналитика" позволяет просмотреть статистику компании за весь период работы или определенный промежуток времени.

  
• 6.3 Отчеты

  Просмотреть отчеты и сделать выгрузку по компании можно в разделе "Отчеты".

  Доступны отдельно отчеты по продажам и возвратам.

  Для выгрузки и просмотра можно задать определенные колонки данных (кнопка "Колонки"), задать фильтры вывода информации (кнопка "Фильтры") и скачать отчет в удобном формате (кнопка "Создать отчет").

  Также можно просмотреть ранее созданные отчеты во вкладке "Готовые отчеты".